Privacyverklaring

De tekst van deze privacyverklaring is van toepassing op alle websitebezoeken, werkzaamheden, transacties en overeenkomsten met optUmaal B.V. gevestigd aan de Industrieweg 20, 9403 AA te Assen, KvK-nummer: 01127493.

Algemeen

optUmaal B.V. hecht veel waarde aan de vertrouwelijkheid van uw gegevens en daarmee ook aan uw privacy. Gelet op de werkzaamheden die optUmaal B.V. verricht, is dat ook een belangrijk deel van ons bestaansrecht. Hieronder leest u hoe wij met uw (persoons)gegevens omgaan. OptUmaal B.V. verwerkt uw persoonsgegevens in overeenstemming met de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Vanaf 25 mei 2018 wordt deze wet vervangen door de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Persoonsgegevens die wij verwerken

OptUmaal B.V. verwerkt uw persoonsgegevens omdat u gebruik maakt van onze diensten, anderszins een zakelijke relatie of band met ons onderhoud en/of omdat u deze gegevens op eigen initiatief aan ons verstrekt. Daarnaast zijn ze noodzakelijk voor optUmaal B.V. om invulling te kunnen geven aan haar dienstverlening, welke zich juist richt op het voor haar cliënten zo optimaal mogelijk behartigen van de administratieve en fiscale belangen. Daarnaast gelden wettelijke verplichtingen ten aanzien van de dossiervoering. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij in dat kader kunnen verwerken:

• Voorletters
• Voor- en achternaam
• Geslacht
• Geboortedatum
• Burgerservicenummer (BSN)
• Burgelijke stand
• Naam, geboortedatum en BSN van (minderjarige) kinderen
• Adresgegevens
• (Mobiel) telefoonnummer
• E-mailadres
• Alle voor de belastingheffing (en de advisering daaromtrent) en daarmee samenhangende relevante inkomens-/bedrijfsgegevens, zoals: jaaropgaven, hypotheekgegevens, financiële jaaroverzichten (IBAN-nummers), testamenten en huwelijkse voorwaarden.

Bijzondere en/of gevoelige (persoons)gegevens

OptUmaal B.V. verwerkt bijzondere en/of gevoelige (persoons)gegevens van u uitsluitend indien en voor zover deze noodzakelijk zijn voor een adequate uitvoering van overeenkomsten, transacties en diensten en uitsluitend nadat door de betreffende verwerkingsverantwoordelijke toestemming is gegeven voor de verwerking van bijzondere en/of gevoelige (persoons)gegevens voor één of meer specifieke doeleinden. Daarbij moet zijn vastgesteld dat de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust, dan wel met het oog op een gerechtvaardigd bedrijfsbelang. In dit kader kan bijvoorbeeld worden gedacht aan het doorgeven van BSN-nummers, geboortedata, inkomensgegevens  aan relevante overheden die hier op grond van een wettelijke en/of administratieve verplichting om verzoeken.

Doeleinden van gebruik

Om u optimaal van dienst te kunnen zijn, is het nodig dat optUmaal B.V uw persoonsgegevens verwerkt. optUmaal B.V. gebruikt uw persoonsgegevens voor:

• de uitvoering van overeenkomsten, transacties en diensten;
• relatiebeheer, waaronder het opnemen van contact;
• het registreren van werkzaamheden die wij voor u hebben uitgevoerd;
• het verzenden van onze nieuwsbrief en andere gerichte vormen van informatievoorziening, de nieuwsbrief kan ook uitgeschreven worden;
• het kunnen bezoeken, bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren en/of onze werkwijzen te kunnen verbeteren op basis van klantentevredenheidsonderzoeken;
• het informeren over wijzigingen van onze diensten en/of voorwaarden;
• het kunnen verzenden, verwerken en incasseren van facturen;
• het nakomen van onze verplichtingen met betrekking tot een overeenkomst van levering die u met ons hebt;
• het verwerken en betalen van uw factuur;
• de naleving van de regelgeving die op optUmaal B.V. van toepassing is, in de meest brede zin;
• andere specifieke doeleinde waar afzonderlijk toestemming voor gevraagd kan worden.

Geautomatiseerde besluitvorming

OptUmaal B.V. neemt geen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen op basis van geautomatiseerde verwerkingen. Onder geautomatiseerde verwerkingen kunnen de zogenaamde Vooraf Ingevulde Aangifte gegvens (VIA) vallen. Deze aangiftegegevens kunnen door ons alleen worden opgehaald na uitdrukkelijke toestemming van de desbetreffende cliënt in de vorm van een unieke machtigingscode. De opgehaalde gegevens zullen vervolgens door optUmaal B.V. echter gecontroleerd worden aan de hand van onderliggende stukken en bescheiden. De VIA vormt daarmee geen zelfstandige basis voor optUmaal B.V. om besluiten op te nemen.

Bewaartermijnen

Voor bestaande cliënten bewaart optUmaal B.V. alle persoonsgegevens die op enig moment gedurende de dienstverlening zijn verkregen. Dit is een meer uitgebreide dan doorgaans wettelijk wordt voorgeschreven, maar alleen op die manier kan optUmaal B.V. verantwoordelijkheid dragen voor een goede dienstverlening. Fiscaal gezien moeten eigenwoningleningen bijvoorbeeld 30 jaar worden gevolgd.

Indien een cliënt-relatie wordt beëindigd, bewaart optUmaal B.V. de persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is. Dit met inachtneming van de in het kader van onze gewezen dienstverlening wettelijke of anderszins relevante bewaartermijnen. In de praktijk betekent dit veelal een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar. OptUmaal B.V. zal jaarlijks beoordelen welke jaardossiers van vervallen cliënten kunnen worden verwijderd. Na verloop van 7 jaar zijn dan alle jaardossiers verwijderd en op dat moment zal ook het permanente deel van het dossier worden verwijderd.

Delen van persoonsgegevens met derden

OptUmaal B.V. verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. OptUmaal B.V. blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Gegevensbeveiliging

OptUmaal B.V. neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende organisatorische en technische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging of anderszins onrechtmatige verwerking tegen te gaan. Onze medewerkers die toegang hebben tot persoonsgegevens zijn gehouden aan een geheimhoudingsbeding en hebben uitsluitend toegang tot de persoonsgegevens welke nodig zijn voor de uitoefening van hun functie. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met ons via 0592-762020 of via privacy@optumaal.nl.

Geen functionaris gegevensbescherming

OptUmaal B.V. stelt geen functionaris gegevensbescherming aan. Reden daarvoor is dat optUmaal B.V. geen overheidsinstantie of overheidsorgaan is, noch is er sprake van verwerking van bijzondere en/of strafrechtelijke persoonsgegevens. Wij doen niet aan regelmatige of stelselmatige observaties van cliënten. Daarnaast is de omvang van het personeel gering, waardoor er directe schakeling onderling mogelijk is in voorkomende gevallen.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

OptUmaal B.V. gebruikt alleen cookies om:

• diverse functionaliteiten van onze website mogelijk te maken en om de website te beschermen (technische of functionele cookies);
• om het mogelijk te maken om het gebruik van de website te analyseren en op basis daarvan de website te verbeteren gebruiken wij de volgende analytische cookies: Google Analytics. Hiervoor hebben wij een verwerkersovereenkomst met Google afgesloten. Wij delen geen gegevens met Google, de gegevens worden anoniem verwerkt en de verzamelde gegevens worden niet gebruikt voor advertentiedoeleinden.
• om het u mogelijk te maken om informatie op onze website te delen via social media kanalen maken wij gebruik van de volgende social media cookies: Twitter, LinkedIn en Facebook.

Cookies zijn kleine informatiebestandjes die bij het bezoeken van een website automatisch kunnen worden opgeslagen op of uitgelezen van uw device (waaronder een PC, tablet of smartphone). Dat gebeurt via de webbrowser op het device.  U kunt uw voorkeur doorgeven in de cookie balk die u bij het eerste bezoek op optUmaal.nl zult zien.

Links naar websites van derden

Onze internetpagina’s bevatten soms links naar websites van derden. Deze privacyverklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met onze website zijn verbonden. Wij kunnen niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met uw persoonsgegevens omgaan. Wij raden u dan ook aan om de privacyverklaring van deze websites te lezen voordat u van deze websites gebruik maakt.

Minderjarigen (kinderen jonger dan 16 jaar)

OptUmaal B.V. verzamelt of verwerkt nooit bewust persoonsgegevens van minderjarigen zonder toestemming van een ouder of voogd. Het verwerken van die gegevens is vaak noodzakelijk voor een juiste belastingheffing en daarmee noodzakelijk voor optUmaal B.V. om invulling te kunnen geven aan onze dienstverlening. Door toestemming van de ouders of voogd kunnen de rechten met betrekking tot de gegevens van de minderjarige worden uitgeoefend.

Indien persoonsgegevens van minderjarigen te goeder trouw toch verwerkt zouden worden, zal optUmaal deze zo snel mogelijk na kennisname hiervan wissen uit haar bestanden.

Uw wettelijke rechten

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken, te beperken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door OptUmaal B.V. en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar privacy@optumaal.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u het debiteurnummer en het factuurnummer van de laatste door u betaalde factuur met het verzoek mee te sturen. Wij reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.

Wijzigingen in onze privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring eenzijdig aan te passen. Wijzigingen zullen op onze website worden gepubliceerd. Het verdient dan ook aanbeveling om deze verklaring geregeld te raadplegen, zodat u van eventuele wijzigingen op de hoogte bent. Deze privacyverklaring is bijgewerkt op 24 mei 2018.

Klachten

Op grond van de privacywetgeving heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens tegen onze verwerkingen van uw persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

U hebt tevens het recht om klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit: Autoriteit Persoonsgegevens, Bezuidenhoutseweg 30, 2594 AV  Den Haag, Telefoon: 0900-2001201

Onze contactgegevens

U kunt OptUmaal B.V. als volgt bereiken:
OptUmaal B.V., Industrieweg 20, 9403 AA te Assen. Telefoon: 0592-762020 of per mail: privacy@optumaal.nl.